Executive Assistant

Prestigiosa Holding italiana, operante su scala nazionale attraverso differenti società ed asset strategici, ci ha incaricati di ricercare e selezionare un/a Executive Assistant

La persona prescelta avrà il compito di programmare, ordinare e organizzare le attività quotidiane del CEO, presidiando i processi organizzativi e amministrativi aziendali e collaborando con le diverse funzioni aziendali per assicurare un flusso di lavoro integrato e coerente. Garantirà l'efficienza del servizio continuo, riservato, flessibile e tempestivo e il rispetto delle scadenze direzionali prendendo in carico la gestione operativa dell’agenda del Ceo e diventando il punto di riferimento per l'evasione completa degli incarichi affidati. Agirà come partner strategico e di sviluppo operativo avendo la responsabilità di tradurre in azione le iniziative dell’Amministratore Delegato.

Attività:

• Pianificare in totale autonomia l'agenda della Direzione, la calendarizzazione degli appuntamenti, i meeting, la messaggistica e i contatti telefonici, stabilendo le giuste priorità comunicative in base a tempistiche e business;
• Comprendere ed assimilare la cultura, la mission e la vision del Gruppo per interagire costantemente con dipendenti, collaboratori e clienti, facendosi portavoce del pensiero del Ceo;
• Supportare l'imprenditore nell'individuazione di opportunità di miglioramento e ottimizzazione per la Holding e le sue partecipate, analizzando le inefficienze lavorative, facilitando la circolazione delle informazioni ed elaborando proposte pratiche per la razionalizzazione delle attività;
• Organizzare con flessibilità i viaggi d'affari e le esigenze private dell'AD, tenendo conto delle sue preferenze e abitudini lavorative, dando disponibilità (all'occorrenza) ad accompagnarlo in auto per trasferimenti a breve e media distanza;
• Garantire l'avanzamento dei progetti e degli incarichi speciali assegnati, trasformando le direttive in azioni concrete e garantendone la presa in carico operativa fino al completo raggiungimento dell'obiettivo;
• Supervisionare l'iter di ordini e preventivi autorizzati, curando l'invio della documentazione ai fornitori, il raccordo con l'amministrazione e il follow-up delle fasi successive;
• Monitorare scadenze e richieste in sospeso in ambito sia corporate sia privato (es. scadenziario documenti individuali, adempimenti auto, utenze, abbonamenti, coperture assicurative) predisponendo tempestivamente le relative pratiche;
• Mantenere le relazioni a livello organizzativo e operativo con partner esterni, consulenti, legali, professionisti e referenti delle società del Gruppo, garantendo il medesimo livello di rispetto e professionalità con qualsiasi interlocutore;
• Elaborare e raggruppare la documentazione contabile o fiscale richiesta dai consulenti (es. prassi per dichiarazione dei redditi e incombenze amministrative straordinarie);
• Catalogare e custodire la documentazione personale, contabile e i dati sensibili dell’AD (fatture, contratti, ricevute, utenze, credenziali);
• Prendere in carico la gestione operativa delle esigenze personali, familiari e patrimoniali della Presidenza, curando acquisti, commissioni esterne, adempimenti burocratici e la gestione dei fornitori/servizi privati con la massima tempestività e riservatezza.

Requisiti:

• Comprovata esperienza nel ruolo di Executive Assistant, Personal Assistant o Segretaria di Direzione a supporto di Imprenditori, CEO o Top Management;
• Elevata flessibilità mentale, spiccata dote organizzativa, massima riservatezza e etica professionale;
• Padronanza dei principali strumenti informatici (Pacchetto Office, gestione posta elettronica, agenda digitale);
• Possesso di patente B e disponibilità alla guida per eventuali trasferte o spostamenti;
• Flessibilità oraria, dinamicità operativa e disponibilità alla reperibilità in funzione delle esigenze della Direzione.

Sede di lavoro: Villafranca di Verona

Pacchetto retributivo: RAL €40.000 - €50.000 + benefit aziendali (commisurato all’esperienza e alle competenze del/la candidato/a). Si prevede contratto di dipendenza a tempo indeterminato. 

CarusiHR & Co. S.r.l., Società di Ricerca e Selezione di Personale Qualificato (Aut. Min. 7 dicembre 2018, prot. n. 0000153). La ricerca è rivolta a candidati di entrambi i sessi, ai sensi dell’art. 27 del D.Lgs. 198/2006. I candidati sono invitati a consultare sul sito www.carusihr.com l’informativa sul trattamento dei dati personali, resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679.